A veces, como directivo, tenemos que dar malas noticias a nuestros colaboradores.
He, aquí, quince reglas a observa, para hacerlo lo mas eficiente posible:
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Antes de la conversación: no te dejes llevar por la precipitación y la prisa.
- Prepara la estructura de la reunión o conversación, con una lista de preguntas, objeciones y argumentos.
- Cuidar todos los aspectos relevantes como: horario , lugar, llegar a tiempo, etc..
- Dar malas noticias está desligado del desempeño del colaborador, por lo que hay que dejar claro cuál es el objetivo de la reunión.
- No dejes nada al azar o a la improvisación.
- Cuida tu postura, gestos, tics nerviosos o miradas furtivas. Siempre mira de forma serena y, con postura erguida.
- Evita expresiones al inicio tales como: me veo obligado a…, yo no quería pero dada la situación debo…, esto está siendo muy difícil pero… etc..
- Sigue el esquema trazado: verbaliza el objetivo, muestra las reglas de la reunión y despeja dudas desde el principio.
- Una vez verbalizado el objetivo, formula una pregunta abierta que posibilite la argumentación o descargo del receptor.
- Escuchar todo el tiempo que sea necesario sin interrumpir o dar argumentos en contra.
- Una vez terminada su exposición, responde uno a uno sus argumentos previamente preparados y formula preguntas de indagación y verificación.
- Para finalizar, cierra los hechos admitidos por el receptor y argumentando los no admitidos.
- Si se produjesen momentos tensos, -, por ejemplo, elevación del tono de voz, llanto o desaliento-, nunca interrumpas a tu colaborador en su argumentación o alegato.
- Resume todos los aspectos tratados en la reunión que sean objeto de la noticia o comunicado adverso, para que no haya ningún extremo sin aclarar, puntualizar o discernir.
- Una vez terminada la reunión, pregunta siempre por cuestiones que no hayan quedado suficientemente claras.
Antonio Peñalver
Socio director de People First Consulting
www.peoplefirstconsulting.es
Dar una mala noticia, para mi, es una de las situaciones más complicadas que tiene que pasar un directivo en su trabajo, es muy difícil comunicarle algo a una persona que seguramente haya trabajado bien e incluso el directivo le tenga cariño; por lo que estas 15 pautas son muy importantes porque en la realidad, muchas de ellas los directivos no lo cumplen, ahí la importancia de saber empatizar, ponerse en el lugar de la otra persona, saber cómo te gustaría que te lo dijesen a ti, y actuar con la mayor delicadeza posible… en definitiva, tener una buena capacidad de inteligencia interpersonal para poder entender a la otra persona y saber actuar ante ello.