¿Por qué medir la formación?
Siguiendo a Peter Drucker, esta
comúnmente aceptado que “todo lo que no se puede medir no se puede gestionar”.
Incluso, voces muy autorizadas del management añaden que “todo lo que no se
puede medir no existe”. Si bien, esto ultimo puede ser considerado un exceso
para algunos, la practica de formación, es una tendencia en si misma y dentro de la misma, cada vez son mas las
organizaciones que se preocupan por acreditar, como socios del negocio, que la
actividad formativa desarrollada contribuye a los objetivos y resultados
organizativos. Y de no poder demostrarse, como sugería Donald L. Kirkpatrick,
se debe poner en tela de juicio la existencia del Departamento de Formación.
comúnmente aceptado que “todo lo que no se puede medir no se puede gestionar”.
Incluso, voces muy autorizadas del management añaden que “todo lo que no se
puede medir no existe”. Si bien, esto ultimo puede ser considerado un exceso
para algunos, la practica de formación, es una tendencia en si misma y dentro de la misma, cada vez son mas las
organizaciones que se preocupan por acreditar, como socios del negocio, que la
actividad formativa desarrollada contribuye a los objetivos y resultados
organizativos. Y de no poder demostrarse, como sugería Donald L. Kirkpatrick,
se debe poner en tela de juicio la existencia del Departamento de Formación.
La práctica de Formación ha alcanzado un nivel de
desarrollo y además tiene impacto muy significativo sobre el resto de políticas
de Recursos Humanos (Integración, Gestión del Desempeño, Desarrollo
Profesional, etc.). Pensar que, para gestionar adecuadamente la misma y
acreditar sus resultados, basta con seguir las principales magnitudes de
actividad y la satisfacción de la organización es sencillamente una ingenuidad.
Los consejeros delegados de la organizaciones quieren una justificación
objetiva de cada euro que sale del presupuesto, incluso en Formación. Ni el
numero de cursos o de participantes, así como la reacción de satisfacción de
los mismos, nos acredita la rentabilidad de la Formación.
Las organizaciones que se ponen a medir en serio
su actividad de Formación lo que realmente hacen es desarrollar un conjunto de
practicas de apreciación de la marcha de la actividad formativa y de
conocimiento de su impacto en los usuarios y la organización. Y tratan de
garantizar la Eficiencia de la Formación en términos, por un lado, de Calidad
de la actividad formativa y por otro lado, de impacto en los Resultados
esperados de esta actividad.
Trabajar en la medición objetiva
de la calidad de la propia práctica de Formación supone, al menos, disponer de
un adecuado sistema de control de la información de la actividad realizada que
permita tomar decisiones sobre la continuidad o modificación de las acciones
formativas.
de la calidad de la propia práctica de Formación supone, al menos, disponer de
un adecuado sistema de control de la información de la actividad realizada que
permita tomar decisiones sobre la continuidad o modificación de las acciones
formativas.
Centrarse en conocer el impacto
de la Formación no es factible sin disponer de un adecuado sistema de control
de calidad y supone trabajar en conocer la diferencia existente entre los
resultados formativos realmente obtenidos en relación con los resultados
esperados, tanto al nivel de usuario o participante, como al nivel
organizativo. Aquí esta la clave para poder justificar la propia existencia del
Departamento de Formación.
de la Formación no es factible sin disponer de un adecuado sistema de control
de calidad y supone trabajar en conocer la diferencia existente entre los
resultados formativos realmente obtenidos en relación con los resultados
esperados, tanto al nivel de usuario o participante, como al nivel
organizativo. Aquí esta la clave para poder justificar la propia existencia del
Departamento de Formación.
Y es que la tendencia a
desarrollar mecanismos para medir la Formación, -hasta, incluso, los niveles de
rentabilidad-, surge de tratar de responder por parte de los departamentos de
Formación, de una forma reactiva o proactiva, a la siguiente pregunta: ¿Cómo y
cuanto aporta la Formación al desarrollo de la estrategia organizativa?.
desarrollar mecanismos para medir la Formación, -hasta, incluso, los niveles de
rentabilidad-, surge de tratar de responder por parte de los departamentos de
Formación, de una forma reactiva o proactiva, a la siguiente pregunta: ¿Cómo y
cuanto aporta la Formación al desarrollo de la estrategia organizativa?.
Además, la exigencia de la
medición de la eficacia de la Formación va a ser cada vez mayor debido a la
restricción de las fórmulas de apoyo económico desde los poderes públicos y a
la exigencia de rentabilidad de las empresas en un entorno económicamente
complicado.
medición de la eficacia de la Formación va a ser cada vez mayor debido a la
restricción de las fórmulas de apoyo económico desde los poderes públicos y a
la exigencia de rentabilidad de las empresas en un entorno económicamente
complicado.
Un modelo para Medir la
Formación
Formación
Trabajando en diferentes entornos
donde la Formación trata de aportar y acreditar valor a la organización,
comprobamos que las practicas de medición de la actividad formativa trabajan,
por pasos, hasta en cuatro ejes de actuación: sobre la concreción de los
objetivos pedagógicos que se persiguen con la Formación, sobre los ámbitos y
niveles de medición de la misma, sobre las mejores técnicas de medición a
utilizar y en una cuarta derivada, en acreditar formalmente los resultados de
esa medición formativa.
donde la Formación trata de aportar y acreditar valor a la organización,
comprobamos que las practicas de medición de la actividad formativa trabajan,
por pasos, hasta en cuatro ejes de actuación: sobre la concreción de los
objetivos pedagógicos que se persiguen con la Formación, sobre los ámbitos y
niveles de medición de la misma, sobre las mejores técnicas de medición a
utilizar y en una cuarta derivada, en acreditar formalmente los resultados de
esa medición formativa.
Los indicadores de medida, tanto
a nivel de actividad (los referentes a la calidad de la práctica de Formación)
como a nivel de resultado (referidos a la contribución organizativa) van a
estar condicionados por el objetivo formativo que se persigue. Y las
herramientas y técnicas de medición serán mas o menos eficaces en función del
ámbito y nivel de Formación en el que nos movamos. Y es la acreditación de la
eficacia de la Formación la que justifica que las compañías trabajen cada vez
mas en su certificación, aun cuando para ello sea preciso utilizar técnicas
evaluativos de soporte.
a nivel de actividad (los referentes a la calidad de la práctica de Formación)
como a nivel de resultado (referidos a la contribución organizativa) van a
estar condicionados por el objetivo formativo que se persigue. Y las
herramientas y técnicas de medición serán mas o menos eficaces en función del
ámbito y nivel de Formación en el que nos movamos. Y es la acreditación de la
eficacia de la Formación la que justifica que las compañías trabajen cada vez
mas en su certificación, aun cuando para ello sea preciso utilizar técnicas
evaluativos de soporte.
Primer paso: La concreción de
los objetivos formativos
los objetivos formativos
El proceso de medición de la
Formación realmente comienza con la concreción de la necesidades formativas y
en la concreción de los objetivos formativos asociados, explicitados en
términos pedagógicos ligados a las competencias que se pretenden modificar o desarrollar.
Formación realmente comienza con la concreción de la necesidades formativas y
en la concreción de los objetivos formativos asociados, explicitados en
términos pedagógicos ligados a las competencias que se pretenden modificar o desarrollar.
En este campo, el proceso de
identificación de las necesidades formativas es cada mas completo en la
organizaciones, -trabajando a diferentes niveles: corporativo, área e
individual- . A su vez, en función del desarrollo de la organización y su
departamento de Formación, se pueden llegar a formular cuatro niveles de
objetivos: desde la Adecuación al Puesto, pasando por la Mejora del Desempeño o
el Desarrollo del Talento hasta la Transformación y Gestión del Cambio
Organizativo.
identificación de las necesidades formativas es cada mas completo en la
organizaciones, -trabajando a diferentes niveles: corporativo, área e
individual- . A su vez, en función del desarrollo de la organización y su
departamento de Formación, se pueden llegar a formular cuatro niveles de
objetivos: desde la Adecuación al Puesto, pasando por la Mejora del Desempeño o
el Desarrollo del Talento hasta la Transformación y Gestión del Cambio
Organizativo.
· Adecuación al
Puesto de Trabajo. Desarrollo de acciones
formativas dirigidas a procurar una coincidencia positiva entre determinados
requisitos competenciales del puesto y
la persona que lo ocupa. En este nivel, los indicadores de medida de la
formación se dirigen a constatar la adquisición de unos conocimientos y el
dominio de habilidades concretas.
Puesto de Trabajo. Desarrollo de acciones
formativas dirigidas a procurar una coincidencia positiva entre determinados
requisitos competenciales del puesto y
la persona que lo ocupa. En este nivel, los indicadores de medida de la
formación se dirigen a constatar la adquisición de unos conocimientos y el
dominio de habilidades concretas.
·
Mejora del
Desempeño. En este nivel no solo se
persigue adquirir a través de la Formación unas competencias determinadas, sino
que se trata de acreditar que se obtienen altos niveles de desempeño en el
puesto de trabajo. Aquí, los indicadores de medida de la formación se centran
tanto en lo qué consigue como el como lo consigue en desempeño de los puestos
como consecuencia de la acción formativa.
Mejora del
Desempeño. En este nivel no solo se
persigue adquirir a través de la Formación unas competencias determinadas, sino
que se trata de acreditar que se obtienen altos niveles de desempeño en el
puesto de trabajo. Aquí, los indicadores de medida de la formación se centran
tanto en lo qué consigue como el como lo consigue en desempeño de los puestos
como consecuencia de la acción formativa.
· Desarrollo
Profesional. Partiendo de la premisa de
que todos ponemos nuestro talento –sea mucho o poco- al servicio de la
organización, lo cierto es que estas se plantean facilitar el crecimiento de
las personas en la organización para poder asegurar su continuidad técnica y
directiva. Y para cubrir este objetivo, la formación es un eje fundamental. A
este nivel de objetivos, los indicadores de medida de la formación tratan de
centrarse en constatar, a corto plazo, la mejora en el desempeño y a medio o
largo plazo, la progresión profesional.
Profesional. Partiendo de la premisa de
que todos ponemos nuestro talento –sea mucho o poco- al servicio de la
organización, lo cierto es que estas se plantean facilitar el crecimiento de
las personas en la organización para poder asegurar su continuidad técnica y
directiva. Y para cubrir este objetivo, la formación es un eje fundamental. A
este nivel de objetivos, los indicadores de medida de la formación tratan de
centrarse en constatar, a corto plazo, la mejora en el desempeño y a medio o
largo plazo, la progresión profesional.
· Transformación
Organizativa. Este tipo de objetivos
posiciona a la Formación como vehículo de adaptación o promoción del cambio en
la compañías. Los indicadores válidos para medir este tipo de objetivos, valoran
la aportación de la formación a los resultados organizativos, así como el
compromiso de los profesionales con el proyecto.
Organizativa. Este tipo de objetivos
posiciona a la Formación como vehículo de adaptación o promoción del cambio en
la compañías. Los indicadores válidos para medir este tipo de objetivos, valoran
la aportación de la formación a los resultados organizativos, así como el
compromiso de los profesionales con el proyecto.
Segundo paso: Los niveles e
indicadores de medición de la formación.
La medición de la Formación tiene, a priori y con una visión
global, dos ámbitos de trabajo secuénciales: la Actividad y los Resultados de la Formación.
global, dos ámbitos de trabajo secuénciales: la Actividad y los Resultados de la Formación.
· La
medición de la Actividad de la Formación se relaciona con el esfuerzo y la
gestión operativa de la actividad formativa y sus entregables. Aquí la medición
pone el foco en la Calidad de la actividad formativa acorde con los objetivos
que persigue.
medición de la Actividad de la Formación se relaciona con el esfuerzo y la
gestión operativa de la actividad formativa y sus entregables. Aquí la medición
pone el foco en la Calidad de la actividad formativa acorde con los objetivos
que persigue.
· Sin
embargo, medir los Resultados de la Formación supone poner el foco en los
impactos conseguidos con la gestión formativa, en relación con los objetivos
perseguidos.
embargo, medir los Resultados de la Formación supone poner el foco en los
impactos conseguidos con la gestión formativa, en relación con los objetivos
perseguidos.
La practica habitual para medir
el impacto de la Formación es trabajar en los cinco niveles de evaluación ya
formulados por Kirkpatrick, primero, y por Phillips, después. Satisfacción con
la Formación, Aprendizaje, Aplicabilidad al Puesto, Impacto en el Negocio y ROI
de la Formación.
el impacto de la Formación es trabajar en los cinco niveles de evaluación ya
formulados por Kirkpatrick, primero, y por Phillips, después. Satisfacción con
la Formación, Aprendizaje, Aplicabilidad al Puesto, Impacto en el Negocio y ROI
de la Formación.
· Nivel 1: Medición
de la Reacción o Satisfacción con la Formación. Es la practica habitual, -normalmente a través de la
aplicación de encuestas nada más acabar la acción formativa-, y no deja de
darnos percepciones en caliente sobre la acción formativa por parte de los asistentes.
de la Reacción o Satisfacción con la Formación. Es la practica habitual, -normalmente a través de la
aplicación de encuestas nada más acabar la acción formativa-, y no deja de
darnos percepciones en caliente sobre la acción formativa por parte de los asistentes.
Su utilidad esta
limita a los aspectos organizativo y metodológicos del curso, así como a las expectativas
de futuro que se generan por parte de los asistentes. No deja de ser un
indicador, que ha de ser positivo, pero que prácticamente no tiene valor para confirmar la eficacia de la actividad
formativa.
limita a los aspectos organizativo y metodológicos del curso, así como a las expectativas
de futuro que se generan por parte de los asistentes. No deja de ser un
indicador, que ha de ser positivo, pero que prácticamente no tiene valor para confirmar la eficacia de la actividad
formativa.
· Nivel 2: Medición de Aprendizaje. Es el nivel en que básicamentee medimos el grado de retención formativa: los conocimientos adquiridos, las habilidades desarrolladas o las actitudes modificadas.
Esta medición conlleva un acto evaluativo que ha a
veces, al tratarse de formación de adultos,
supone salvar resistencias culturales. Además, supone la aplicación de
diferentes técnicas – como tests, cuestionarios, observación, etc.-. Sin duda
es mas complicado medir habilidades o cambios de actitud que conocimientos, por
lo que la observación y la participación de tutores o supervisores de los
participantes, dan un mayor grado de objetividad a esta
veces, al tratarse de formación de adultos,
supone salvar resistencias culturales. Además, supone la aplicación de
diferentes técnicas – como tests, cuestionarios, observación, etc.-. Sin duda
es mas complicado medir habilidades o cambios de actitud que conocimientos, por
lo que la observación y la participación de tutores o supervisores de los
participantes, dan un mayor grado de objetividad a esta
· Nivel 3: Medición
de la Transferencia o Aplicabilidad. Es el
nivel en el que entramos ya a medir la repercusión de la formación en la
organización, puesto que medimos la efectividad de la formación en el desempeño
de las ocupaciones. Por tanto, medimos rendimiento y desempeño.
de la Transferencia o Aplicabilidad. Es el
nivel en el que entramos ya a medir la repercusión de la formación en la
organización, puesto que medimos la efectividad de la formación en el desempeño
de las ocupaciones. Por tanto, medimos rendimiento y desempeño.
Sin duda, este nivel es un paso más en la
profundización de la medición del impacto de la formación en resultados . Sin
embargo, las posibles metodologías de medida, -cuestionarios, test, encuestas,
observación, etc.-, si se quieren aplicar con rigurosidad, requieren un
análisis de resultados de los objetivos y comportamientos desarrollados en el
puesto como consecuencia de la acción formativa pasado un tiempo.
profundización de la medición del impacto de la formación en resultados . Sin
embargo, las posibles metodologías de medida, -cuestionarios, test, encuestas,
observación, etc.-, si se quieren aplicar con rigurosidad, requieren un
análisis de resultados de los objetivos y comportamientos desarrollados en el
puesto como consecuencia de la acción formativa pasado un tiempo.
·
Nivel 4: Medición
del Impacto en el Negocio. En este nivel
establecemos la relación final entre la actividad formativa y la mejora de
resultados de negocio, midiendo aspectos como cuanto mejoró la calidad, como
crecieron las ventas o cuanto mejoró el clima.
Nivel 4: Medición
del Impacto en el Negocio. En este nivel
establecemos la relación final entre la actividad formativa y la mejora de
resultados de negocio, midiendo aspectos como cuanto mejoró la calidad, como
crecieron las ventas o cuanto mejoró el clima.
Ya son muchas las
organizaciones que se plantean este nivel de análisis del impacto formativo
pero la dificultad es siempre la misma: hace falta muchos recursos y tiempo. Y
además, aislar las variables de estudio como consecuencia exclusiva de la
formación, no es sencillo.
organizaciones que se plantean este nivel de análisis del impacto formativo
pero la dificultad es siempre la misma: hace falta muchos recursos y tiempo. Y
además, aislar las variables de estudio como consecuencia exclusiva de la
formación, no es sencillo.
· Nivel 5: Medición de la rentabilidad (ROI). En este nivel, el objetivo es
conocer la rentabilidad económica de la inversión realizada en la actividad
formativa. Su formula es fácil, pero su aplicación es muy complicada. Se suele
hacer comparando la inversión realizada en formación y los beneficios en
términos monetarios. Para ello, es necesario que el departamento de Formación
cuente con la ayuda de los responsables de las unidades de negocio.
conocer la rentabilidad económica de la inversión realizada en la actividad
formativa. Su formula es fácil, pero su aplicación es muy complicada. Se suele
hacer comparando la inversión realizada en formación y los beneficios en
términos monetarios. Para ello, es necesario que el departamento de Formación
cuente con la ayuda de los responsables de las unidades de negocio.
La experiencia
nos dice que hay que ser cautos con la medición del ROI de la Formación, ya que
suele ser muy difícil completar esta ecuación con números defendibles y
tangibles. Muchos costes de Formación están ocultos y muchas veces, se
requieren múltiples variables en el sustraendo y en el minuendo.
Son muchas
las organizaciones que están haciendo grandes esfuerzos por profundizar en los
diferentes niveles de evaluación de la formación. Sin embargo, como podemos ver
en el cuadro anexo, la realidad es que son muy pocas las empresas que trabajan
en todos los niveles de aprendizaje. La evaluación de la Aplicabilidad y sobre
todo, el Impacto en resultados o el ROI de la Formación, solo se aplican para
proyectos formativos especiales en donde, por su importancia, naturaleza y
magnitud, merece la pena y es realista mostrar este tipo de resultados.
Tercer paso: Estrategias de Medición de la formación
La eficacia de la medición
depende no solo de la correcta formulación de los objetivos formativos y de la
concreción de los niveles de análisis, sino también de la elección de las
técnicas de observación y aislamiento de la información adecuadas. Como podemos
ver en le cuadro anexo, son muchas las técnicas posibles a utilizar y su
eficacia depende del ámbito de medición y nivel de evaluación.
depende no solo de la correcta formulación de los objetivos formativos y de la
concreción de los niveles de análisis, sino también de la elección de las
técnicas de observación y aislamiento de la información adecuadas. Como podemos
ver en le cuadro anexo, son muchas las técnicas posibles a utilizar y su
eficacia depende del ámbito de medición y nivel de evaluación.
Cada reto de medición de la
formación, requiere estrategias diferentes de análisis. Y la tendencia es a
innovar, surgiendo nuevas técnicas para la medición de los niveles mas
avanzados de la formación, -aplicabilidad, resultados de negocio y ROI-,
aprovechando las ventajas de las nuevas tecnologías y la inmediatez de las
mismas, como por ejemplo: Coaching On-Line de la Transferencia de la Formación
al Puesto, Comunidades on-line de Aprendizaje o Assessment 180º-360º de los
escenarios de aprendizaje.
formación, requiere estrategias diferentes de análisis. Y la tendencia es a
innovar, surgiendo nuevas técnicas para la medición de los niveles mas
avanzados de la formación, -aplicabilidad, resultados de negocio y ROI-,
aprovechando las ventajas de las nuevas tecnologías y la inmediatez de las
mismas, como por ejemplo: Coaching On-Line de la Transferencia de la Formación
al Puesto, Comunidades on-line de Aprendizaje o Assessment 180º-360º de los
escenarios de aprendizaje.
Cuarto paso: Certificación
Ya se ha dedicado anteriormente
un artículo a este tema, y como resumen podemos decir que la certificación es
el grado superior de medida de lo aprendido y aplicado al puesto – y a veces, más allá- por parte de los alumnos.
un artículo a este tema, y como resumen podemos decir que la certificación es
el grado superior de medida de lo aprendido y aplicado al puesto – y a veces, más allá- por parte de los alumnos.
Lo más común en este momento es
que las empresas apuesten por la certificación del propio empleado, sujeto
activo de la formación, siendo pocas todavía las compañías que han alcanzado
cotas de certificación de itinerarios, y menos las que están en el estadio más
avanzado de la certificación de la propia función de Formación y Desarrollo.
que las empresas apuesten por la certificación del propio empleado, sujeto
activo de la formación, siendo pocas todavía las compañías que han alcanzado
cotas de certificación de itinerarios, y menos las que están en el estadio más
avanzado de la certificación de la propia función de Formación y Desarrollo.
En la certificación del empleado,
se asume la necesidad de medir al participante a lo largo del proceso
formativo, normalmente antes, durante y después de la acción formativa, en dos
aspectos:
se asume la necesidad de medir al participante a lo largo del proceso
formativo, normalmente antes, durante y después de la acción formativa, en dos
aspectos:
· Medida y certificación
del aprendizaje: Se realiza a través de pruebas específicas de adquisición de
conocimientos.
del aprendizaje: Se realiza a través de pruebas específicas de adquisición de
conocimientos.
· La aplicabilidad al
puesto y su impacto en resultados: Para ello se usan técnicas de observación
y/o evaluación del propio desempeño profesional.
puesto y su impacto en resultados: Para ello se usan técnicas de observación
y/o evaluación del propio desempeño profesional.
Son los resultados de la medición
del proceso de aprendizaje los que marcan, por un lado, los criterios de avance
en el trayectoria formativa y profesional, y por otro lado las acciones de
refuerzo necesarias para reforzar la formación de la persona.
del proceso de aprendizaje los que marcan, por un lado, los criterios de avance
en el trayectoria formativa y profesional, y por otro lado las acciones de
refuerzo necesarias para reforzar la formación de la persona.
Cuadro de mando
Hasta ahora no hemos comentado, pero no por ello es de
menor importancia, la necesidad de gestionar toda la información que las distintas
métricas nos aportas. Uno de las dificultades a las que se han enfrentado los
departamento de Formación ha sido precisamente como gestionar toda la
información, para que aporte algo más que datos meramente descriptivos de la
actividad, y pueda ser utilizada para la toma de decisiones y para la
evaluación del impacto organizativo (resultados) de la práctica de formación.
menor importancia, la necesidad de gestionar toda la información que las distintas
métricas nos aportas. Uno de las dificultades a las que se han enfrentado los
departamento de Formación ha sido precisamente como gestionar toda la
información, para que aporte algo más que datos meramente descriptivos de la
actividad, y pueda ser utilizada para la toma de decisiones y para la
evaluación del impacto organizativo (resultados) de la práctica de formación.
La gestión de la Formación
requiere un sistema de indicadores que nos aporte información de su actividad y
resultados para facilitarnos su control y toma de decisiones.
requiere un sistema de indicadores que nos aporte información de su actividad y
resultados para facilitarnos su control y toma de decisiones.
El sistema de indicadores de
información sobre Formación debe organizarse en un Cuadro de Mando que, de una
manera clara y útil, consolide las variables más representativas de la
actividad de Formación y enfatice en el Impacto en el Negocio y la Rentabilidad
de la actividad de la actividad formativa. Es una herramienta de análisis y
toma de decisiones, ya que nos permite evaluar en tiempo real la situación
actual y la evolución de todos los indicadores de formación, utilizando
correlaciones, previsiones, alertas, etc.
Debe estar informatizada, a ser
posible estando accesible a través de Intranet, integrada con el resto de base
de datos de Recursos Humanos y permitiendo el acceso a la herramienta tanto a
las personas de Formación como a los Responsables de Negocio.
Antonio Peñalver
Socio de People First Consulting